В случае возникновения претензий со стороны налоговой инспекции нередко приходится составлять письменный ответ (по образцу) на ее требования с предоставлением соответствующих пояснений. Как правильно составить такой ответ в разных случаях, готовые примеры и пошаговые инструкции – в этой статье.
Прежде всего, важно понимать, что предоставление пояснений – это не всегда обязанность работодателя. Если налоговая выявила несоответствия или ошибки, то организация должна предоставить разъяснения только в том случае, если они были найдены в ходе камеральной проверки. Наиболее часто встречаются такие нарушения:
Таким образом, ответ на требование налоговой целью предоставления соответствующих пояснений (по образцу) обязателен, если была проведена камеральная проверка, которая и выявила нарушения. А во всех остальных случаях предоставление письменных объяснений – это право компании. Однако, как показывает опыт, лучше позаботиться и направить в инспекцию письмо, поскольку это нередко помогает в донесении своей позиции до проверяющих.
Практика показывает, что в большинстве случаев пояснения необходимо предоставить в связи с расхождениями по НДС и налогом на прибыль .
В общем виде процедура происходит следующим образом:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не лишает налогоплательщика права предоставить свои пояснения в устном виде. Однако для того, чтобы перестраховаться (на случай возможных судебных разбирательств) лучше оформить всё письменно, копию которого обязательно сохранить у себя (электронную версию также лучше распечатать и продублировать).
Утвержденной формы не существует, поэтому каждая компания вправе выбрать собственный вариант. Лучше всего напечатать его на фирменном банке. А оформить документ можно по общим правилам:
Готовый пример представлен ниже.
На практике существует несколько распространенных случаев, когда налоговики предъявляют требование по предоставлению ответа (по образцу компании) с пояснениями своей позиции по той или иной теме. Готовые варианты решений рассматриваются далее.
Право требования объяснений со стороны компании по этому поводу появилось у инспекции относительно недавно – с 2014 года, что вполне законно. Однако на практике часто наблюдаются и такие случаи, когда представители проверяющих органов по сути злоупотребляют своим правом и запрашивают пояснения относительно подобных случаев:
В этих случаях компания не обязана предоставлять никаких объяснений. Тем не менее, в ответном письме можно заявить, что в отчетных документах была заявлена прибыль, и никаких фактических ошибок или заведомо ложных сведений организация не предоставляла.
Поскольку в 2015 году на все движимые имущественные объекты (кроме тех, которые относятся к 1 и 2 амортизационной группе) налоги не оплачиваются (при условии, что компания купила их после 1 января 2013 года), то по сути закон утвердил льготу. Такое льготируемое имущество уже обозначено в Налоговом кодексе (статья 381).
Однако многие представители инспекции (возможно, по незнанию) начали требовать документы, которые подтверждают возможность получения этой льготы, а также полный список всех движимых объектов, которые льготируются.
Здесь важно иметь в виду 2 момента:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Инспекция может запросить конкретный список активов, т.е. льготируемого имущества, и в интересах фирмы будет предоставить такие данные. Тогда ситуацию удается прояснить особенно быстро.
А вот как выглядит образец ответа на подобные требования, когда речь идет о предоставлении пояснений по льготируемому имуществу.
Разумеется, что все имущественные объекты их 1 и 2 амортизационных групп в этот список не включаются. Льгот на них не предусмотрено, к тому же представители налоговой службы не вправе потребовать пояснений конкретно по этим вещам.
Представители налоговой инспекции нередко начинают интересоваться случаями, когда в одном финансовом году фактически оплаченный имущественный налог снижался, а в следующем оставался примерно на том же уровне (т.е. не рос). Особенно часто внимание проверяющих привлекают ситуации, когда разницы между этими величинами слишком большие (по их мнению), поскольку это может говорить о незаконной финансовой схеме, направленной на неуплату.
К тому же 3-4 года назад были прецеденты, когда взаимозависимые организации намеренно просто передавали в собственность друг друга некоторые из движимых имущественных объектов, чтобы значительно снизить сумму платежа. Поскольку в 2015 году налог уплачивается и с такой базы, а у компании фактически налог не вырос, значит, по логике, она сознательно уклоняется от оплаты.
Ответ предоставляется по фактической ситуации. Наиболее часто влияют объективные факторы:
После этого компания просто приобретает имущество у фирмы, по отношению к которой она не является взаимозависимой. Именно эта причина и играет главную роль. В доказательство своей позиции присылаются договоры купли-продажи и финансовые документы, подтверждающие подобную законную схему.
В подобных случаях подозрения возникают потому, что происходит амортизация собственности, однако налог на имущество не оплачивается. Инспекторы снова могут предполагать некие незаконные действия. Однако на практике причина чаще всего легко объяснима и доказуема. Дело в том, что довольно большая доля в активах фирмы – имущество, которое относится к 1 и 2 амортизационной группе, а с него налог не оплачивается. Пример ответа для этого случая представлен ниже.
Часто налоговики предъявляют требование предоставления пояснений в связи с тем, что расходы, по их мнению, растут слишком быстро и составляют довольно большой процент в бюджете компании. Практика показывает, что подозрение вызывают те случаи, когда прибыль составляет только пятую часть и менее. Объяснить рост расходов очень просто, особенно на фоне реально воздействующих экономических причин:
Ответ на запрос налоговой – это обязанность компании, поскольку если совсем проигнорировать сообщение, у инспекции появляется право оштрафовать организацию на:
Таким образом, предоставить пояснение в большинстве случаев не представляет особой сложности. И игнорировать письмо – не в интересах компании: дело не только в возможном штрафе, но и в том, что поясняя свою позицию, фирма зачастую избавляет себя от необходимости проведения дальнейших разбирательств, в том числе судебных.
Видеокомментарий
Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (229) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (26) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (11) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (14) 10. Онлайн-кассы (9) 2. Предпринимательство и налоги (395) 2.1. Общие вопросы налогообложения (25) 2.10. Налог на профессиональный доход (3) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (34) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (6) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (58) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (82) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (39) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (11) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (100) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (5) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (21) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (8) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (80) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (24) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (11) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (24) 9.1. НОВОСТИ (4) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)Нередко при рассмотрении отчетности у налоговиков возникают вопросы, связанные с неточностями, ошибками или возможными нарушениями. В таких ситуациях инспекция запрашивает у налогоплательщика письменные пояснения.
Для составления грамотного ответа нужно четко понимать, что именно хотят выяснить инспекторы, проявить внимательность и тщательно подготовить необходимую информацию.
Письмо налоговикам стоит начать следующим образом:
«В ответ на ваше требование о предоставлении пояснений касаемо __ № __, сообщаем следующее: …»
Далее необходимо прописать конкретные сведения в зависимости от сути требования. Необходимо детально осветить каждый вопрос.Нюансы по определенным видам требований необходимо рассмотреть более детально.
Поскольку причины нередко связаны с разными правилами определения налоговой базы и отличиями в правилах налогового и бухгалтерского учета, они часто являются обоснованными. Например, ряд доходов не облагается НДС, однако учитывается при установлении размера налога на прибыль. Поэтому будет достаточно указать на данное обстоятельство со ссылкой на конкретные нормы закона.
Вместе с тем, существует вероятность, что сумма приобретений просто превысит сумму реализации без каких-либо дополнительных причин. Тогда нужно указать налоговикам на этот факт.
Помимо основных общих моментов следует учитывать и то, что если организация обязана направлять декларацию по НДС в электронной форме, то и разъяснения должны быть также направлены в электронной форме.
В первом случае необходимо пояснить, что суммы доходов верны, а прочие поступления не включаются в доход на основании ст. 346.15 НК.
Во втором же при отсутствии ошибок стоит указать на то, что расхождения вызваны применением УСН.
Образец используется аналогичный приведенному выше. В теле письма подробно описываются конкретные обстоятельства, обосновывающие убытки. В их числе могут быть такие факторы, как:
Во всех этих случаях необходимо внести в справки соответствующие исправления и указать на это в письме ИФНС.
Образец ответа в рассматриваемой ситуации по существу будет представлять собой список представляемых копий документов, оформленный на фирменном бланке предприятия.
Во всех прочих случаях уклоняться от направления разъяснений также нежелательно, поскольку уплата штрафа — не единственное негативное последствие, которое должно удерживать от игнорирования требований. Ведь ИФНС вправе также доначислить налог, который будет трудно оспорить, либо осуществить выездную проверку.
Поэтому стоит всегда внимательно относиться к требованиям инспекции и не игнорировать их. Это поможет избежать сопутствующих осложнений, а во многих случаях и излишних убытков.
Сегодня, некоторым учреждениям приходиться сталкиваться с необходимостью предоставления в налоговые структуры объяснения после какой-либо проверки или отчетности. Чтобы объяснения не спровоцировали дополнительные проверки надзорным органом, к оформлению пояснения необходимо отнестись очень серьезно, со всей ответственностью и не затягивать с ответом.
Как правило, требование о предоставлении объяснений возникает через определенный период после отчетов или деклараций, а поводом для требования может оказаться любая ошибочная запись или неточность в отчетности. Довольно часто возникают вопросы у надзорных структур по отчетности к возмещению НДС, при несоответствии отчетов у контрагентов, из-за несовпадения данных о налогообложении в декларациях по налогу на прибыль. Также могут возникнуть вопросы в результате неоправданных убытков предприятия при проведении ревизии, при отправке уточненной декларации или в отчетности по налогу, в которой размер налога показан меньшим, чем в первоначальных сведениях и т.д.
Например, по НДС определены 3 основных вида требований о написании объяснений, образец которых разработан и утвержден в электронном виде нормативами ФНС:
Требования об объяснениях после деклараций по НДС – могут возникнуть и по другим причинам, но образец документа пока налоговыми органами не разработан.
Для отправки ответа, в распоряжении плательщика имеется 6 рабочих дней на сообщение о получении требования, плюс еще 5 рабочих дней для отправки ответа на запрос (выходные дни и праздники не учитываются).
Если плательщик получил запрос из налоговой службы о предоставлении объяснений, значит инспекции нашла что-то подозрительное в декларации плательщика. Надо отметить, что ИФНС обеспечивает камеральный контроль всех деклараций и отчетов бухгалтерии с использованием автоматической электронной программы, которая может быстро выявить ошибки в отчетности (разночтения между данными в отчетах, несоответствие между сданной декларацией и информацией, имеющейся у закрепленного инспектора), в результате этого ИФНС подает запрос об объяснении такого факта (п. 3 ст. 88 НК РФ). Могут быть и другие причины для отправки требования для подачи объяснений.
Объяснительная в ИФНС оформляется в свободном виде, кроме объяснений при камеральной ревизии декларации по НДС. Если, плательщик считает, что, в отправленном отчете неточности и несоответствия отсутствуют, то так и нужно указать в объяснении на требование:
«…В ответ на ваш запрос от 02.03.2019 года № 75 докладываем, что в декларации по налогу за запрашиваемое время неточности отсутствуют. На основании этого внесение исправлений в отчетность за указанное время считаем не допустимым… ».
При обнаружении допущенной ошибки в отчетности, которая не влечет уменьшения налога (к примеру, техническая неточность при отображении какого-нибудь кода), можно объяснить, какая ошибка допущена, указать правильный код и привести доказательства, что данная неточность не привела к снижению размера уплаченного налога или отправить уточненную декларацию.
Однако, если обнаружена неточность, повлекшая снижение налога, необходимо немедленно отправить уточненную декларацию. Объяснения при таких обстоятельствах давать не имеет смысла (п. 1 ст. 81 НК РФ; Письмо ФНС № ЕД-4-15/19395 от 06.11.2015).
Каждый налогоплательщик обязан знать, что законодательством не предусмотрено, что объяснения должны подаваться только в письменном виде, т.е. это говорит о том, что объяснения можно предоставлять и устно, тем не менее для избегания каких-либо недоразумений, лучше составить письменный ответ.
При проверке убыточных предприятий налоговая служба внимательно изучает, не занижены ли налоги на прибыль. Период проведения ревизии осуществляется за прошедшие два года и более. При получении плательщиком налогов запроса об объяснении причины убытков, необходимо своевременно отправить ответ в надзорную службу, в котором подробно объяснить, почему затраты выше доходов. К примеру, можно сослаться на то что фирма создана недавно, еще мало клиентуры, а затраты на аренду здания и на содержание сотрудников большие и т.д. В ответе необходимо обратить внимание на то, что все издержки документально обоснованы и отчетность составлена верно. Для большей наглядности, можно создать таблицу с отображением перечня затрат за год в разрезе операций.
Скачать пояснительную записку в налоговую по убыткам
(Видео : “Составляем пояснения по убыткам в ответ на требование налогового органа”)
Надзорные структуры проверяют все декларации с использованием автоматических программ, и они очень быстро могут найти несоответствие сведений в одной декларации (к примеру, по НДС) со сведениями другой (к примеру, по налогу на прибыль) или с отчетом бухгалтерии. В этом случае инспекция вынуждена обратиться к плательщику с требованием объяснения причины несовпадения показателей (например, выручки).
Учитывая, что бухгалтерский учет в учреждениях ведется не в таком порядке, как учет в надзорной службе, объяснить выявленные несовпадения не сложно. Например, налоговые данные по НДС могут не совпадать с размером прибыли, так как существуют доходы вне реализации, не облагаемые НДС (штрафы, дивиденды, курсовые расхождения). Это обстоятельство может оказаться причиной разночтений, о чем и нужно написать в ответе на запрос. (ст. 250 НК РФ).
При составлении объяснений в ИФНС по НДС надо иметь ввиду, что здесь присутствуют свои нюансы. Как отмечалось ранее, плательщики обязаны подавать декларацию в электронной форме (п. 3 ст. 88 НК РФ), следовательно, и объяснения по НДС учреждениями обязаны представляться в электронной форме. При этом объяснения обязаны представляться по принятому шаблону (Пр. ФНС N ММВ-7-15/682@ от 16.12.2016) и если учреждением поданы электронные объяснения не в требуемом шаблоне, то он может быть оштрафован (п.1 ст.129.1 НК РФ). Однако, в сентябре 2017 года было вынесено постановление ФНС № СА-4-9/18214@) от 13.09.2017, где отменили штраф плательщику за неправильный образец объяснений.
Если же предприятие имеет право на подачу декларации по НДС в бумажной форме, то и объяснения лучше предоставлять по принятым ФНС образцам (приложения 2.1-2.9 к письму ФНС № АС-4-2/12705 от 16.07.2013г.). При этом надо отметить, что применение данных образцов не обязательно.
Для большей достоверности объяснения, можно прикрепить копии счетов-фактур, выписки из журналов реализации и закупок.
Если инспектор требует у предприятия объяснение о низкой налоговой нагрузке по сравнению со средним уровнем по отрасли, то можно объяснить данное обстоятельство следующим образом:
«…В декларации по требуемой отчетности за запрашиваемое время неполного отображения информации, которая привела бы к уменьшению налоговых выплат, не допущено. Поэтому предприятие считает, что уточнения налоговой декларации за указанное время не требуется. Налоговая нагрузка по основной деятельности учреждения снижена в указанное время из-за уменьшениям доходов и увеличениям издержек учреждения… ».
А дальше нужно изложить, величину уменьшения суммы выручки и возрастания расходов за запрошенное время по сравнению с прошедшим периодом, и причины этого обстоятельства (снижение численности покупателей, рост цен по закупке товара и т.д.).
(Видео : “Новости “УНП” – Выпуск 8″)
Бывают случаи, когда налоговые структуры требует объяснений при отсутствии ошибок в отчетности. Игнорировать такие требования от налоговой не нужно. Дабы не было недоразумения и не подвергнуться санкциям (в том числе неожиданным проверкам со стороны надзорных служб) требуется незамедлительно уведомить инспекцию о том, что вся отправленная отчетность верна и по возможности предоставить копии подтверждающих документов. Надо помнить, что для инспекции важную роль играет не текст объяснения, а сам факт ответа.
Как отмечалось ранее, унифицированного образца ответа на требование инспекции нет, поэтому писать объяснительную можно в произвольной форме. Конечно, текст ответа необходимо отображать в корректном деловом стиле, принятом для оформления служебных писем.